Quy Trình 7 Bước Chuẩn Bị Hàng Hóa Trước Khi Đưa Vào Kho Lạnh Cập Nhật 2025

Quy Trình Chuẩn Bị Hàng Hóa Trước Khi Đưa Vào Kho Lạnh Trong ngành logistics, việc bảo quản hàng hóa ở nhiệt độ tối ưu là yếu tố sống còn, quyết định trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và hiệu quả kinh doanh. Một sai sót nhỏ trong khâu chuẩn bị có thể dẫn đến thiệt hại lớn về tài chính. Vì vậy, việc tuân thủ một quy trình chuẩn bị hàng hóa bài bản trước khi nhập kho là điều bắt buộc. Dưới đây là quy trình 7 bước cốt lõi được các chuyên gia áp dụng, đảm bảo hàng hóa của bạn được bảo vệ một cách toàn diện.

Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình 7 bước trên là nền tảng vững chắc để đảm bảo chất lượng hàng hóa, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí vận hành trong chuỗi cung ứng lạnh. Việc lựa chọn một đối tác logistics am hiểu sâu sắc và thực hiện chuyên nghiệp quy trình này sẽ mang lại sự an tâm tuyệt đối cho doanh nghiệp. Để đảm bảo hàng hóa của bạn được xử lý theo quy trình chuẩn quốc tế, hãy liên hệ với các đơn vị uy tín. Dịch vụ thuê kho lạnh của Hoàng Hà Logistics sẽ là lựa chọn đáng tin cậy, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của quý khách hàng.

Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tự vận hành hiệu quả mà còn là tiêu chí quan trọng để lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ kho lạnh uy tín. Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ luôn thực hiện đầy đủ và nghiêm ngặt các bước này để đảm bảo an toàn cho tài sản của khách hàng.

Bước 1: Tiếp Nhận và Kiểm Tra Hồ Sơ Hàng Hóa

Đây là bước đầu tiên nhưng lại mang tính nền tảng cho toàn bộ quy trình phía sau. Việc kiểm tra kỹ lưỡng giúp xác định chính xác thông tin, nguồn gốc và tình trạng ban đầu của lô hàng, tránh những tranh chấp hoặc sai sót không đáng có về sau.

Kiểm tra chứng từ và tài liệu đi kèm

Mỗi lô hàng khi nhập kho phải có đầy đủ giấy tờ pháp lý và thương mại. Nhân viên kho sẽ đối chiếu thông tin trên đơn đặt hàng, phiếu xuất kho của nhà cung cấp với thực tế. Các giấy tờ quan trọng bao gồm: hóa đơn, phiếu kiểm nghiệm chất lượng (đặc biệt với thực phẩm, nông sản), giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (CO), và các giấy tờ liên quan khác. Việc này đảm bảo hàng hóa có nguồn gốc rõ ràng và đủ điều kiện để lưu trữ.

Đánh giá sơ bộ tình trạng vật lý

Sau khi hồ sơ hợp lệ, lô hàng sẽ được kiểm tra cảm quan bên ngoài. Quá trình này bao gồm việc xem xét bao bì có còn nguyên vẹn, có dấu hiệu bị rách, móp méo hay ẩm ướt không. Đối với hàng hóa nhạy cảm, việc kiểm tra nhanh nhiệt độ bề mặt bằng nhiệt kế hồng ngoại cũng được thực hiện để đảm bảo hàng không bị phá vỡ chuỗi lạnh trong quá trình vận chuyển trước đó.

Bước 2: Phân Loại Hàng Hóa Chi Tiết

Không phải tất cả các loại hàng hóa đều có thể được bảo quản chung một chỗ. Việc phân loại chính xác ngay từ đầu giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp cho từng sản phẩm và ngăn ngừa nguy cơ lây nhiễm chéo.

Phân loại theo chủng loại sản phẩm

Hàng hóa sẽ được chia thành các nhóm riêng biệt như: thịt đông lạnh, thủy hải sản, rau củ quả, sản phẩm từ sữa, dược phẩm… Mỗi nhóm có yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm và cách sắp xếp khác nhau. Việc tách riêng các nhóm hàng, đặc biệt là thực phẩm, giúp ngăn chặn sự lây lan mùi và vi khuẩn, giữ cho chất lượng sản phẩm luôn ở mức tốt nhất.

Phân loại theo yêu cầu nhiệt độ bảo quản

Đây là yếu tố quan trọng nhất. Dựa vào đặc tính của sản phẩm, hàng hóa được phân vào các khu vực kho có dải nhiệt độ tương ứng. Ví dụ, thịt bò, heo đông lạnh cần nhiệt độ sâu khoảng -18°C đến -22°C, trong khi trái cây như sầu riêng, mít chỉ cần nhiệt độ mát hơn. Việc tuân thủ nghiêm ngặt yêu cầu này là chìa khóa để kéo dài thời hạn sử dụng và giữ trọn vẹn giá trị sản phẩm.

Bước 3: Xử Lý Sơ Chế và Chuẩn Bị Sản Phẩm

Trước khi được đóng gói và đưa vào khu vực lưu trữ chính thức, nhiều loại hàng hóa cần trải qua bước sơ chế. Quá trình này giúp loại bỏ các yếu tố có thể gây hư hỏng và chuẩn bị cho sản phẩm trạng thái tốt nhất để bảo quản lâu dài.

Làm sạch và xử lý vệ sinh

Đối với nông sản như rau củ quả, bước này bao gồm việc loại bỏ đất cát, lá úa, hoặc các phần bị dập nát. Với thịt cá, có thể là công đoạn làm sạch, cắt thái theo yêu cầu trước khi cấp đông. Mục đích là để loại bỏ tối đa vi sinh vật và các tác nhân có thể đẩy nhanh quá trình phân hủy, hư hỏng trong môi trường kho lạnh.

Quy trình cấp đông nhanh (IQF) nếu cần

Đối với các mặt hàng cần đông lạnh, việc cấp đông nhanh (Individually Quick Frozen) là cực kỳ quan trọng. Công nghệ này giúp đưa sản phẩm qua ngưỡng đóng băng một cách nhanh chóng, khiến các tinh thể đá hình thành bên trong tế bào có kích thước rất nhỏ, không phá vỡ cấu trúc mô. Nhờ vậy, sản phẩm sau khi rã đông vẫn giữ được độ tươi, ngon và dinh dưỡng gần như ban đầu.

Bước 4: Đóng Gói và Ghi Nhãn Mác

Đóng gói không chỉ để bảo vệ hàng hóa khỏi tác động vật lý mà còn là một lớp rào cản quan trọng, ngăn chặn sự mất nước, sự xâm nhập của vi khuẩn và duy trì chất lượng sản phẩm. Đây là bước không thể xem nhẹ, đặc biệt khi doanh nghiệp cần thuê kho lạnh để bảo quản hàng hóa giá trị cao.

Lựa chọn vật liệu đóng gói chuyên dụng

Vật liệu đóng gói phải chịu được nhiệt độ thấp mà không bị giòn, gãy hoặc biến chất. Các loại bao bì phổ biến bao gồm túi PE, hộp carton chuyên dụng có lớp chống thấm, hoặc hút chân không. Việc lựa chọn đúng loại bao bì giúp chống “cháy lạnh” (freezer burn) và giữ độ ẩm tự nhiên cho sản phẩm.

Ghi nhãn và dán tem truy xuất nguồn gốc

Mỗi thùng hàng, kiện hàng sau khi đóng gói phải được dán nhãn mác rõ ràng. Thông tin trên nhãn thường bao gồm: tên sản phẩm, ngày sản xuất, hạn sử dụng, ngày nhập kho, mã lô hàng, và điều kiện nhiệt độ bảo quản. Mã vạch hoặc mã QR được sử dụng để việc quản lý, kiểm kê và truy xuất sau này trở nên nhanh chóng, chính xác.

Bước 5: Sắp Xếp Hàng Hóa Lên Pallet Khoa Học

Việc sắp xếp hàng lên pallet không chỉ đơn thuần là chất hàng lên cho gọn. Nó phải tuân theo những quy tắc nhất định để đảm bảo an toàn, tối ưu không gian và quan trọng nhất là giúp không khí lạnh lưu thông đều khắp lô hàng.

Tuân thủ quy tắc xếp chồng hàng hóa

Hàng hóa phải được xếp trên pallet một cách vững chãi, không vượt quá chiều cao và tải trọng cho phép của pallet cũng như của kệ chứa. Các thùng hàng nặng hơn nên được đặt ở dưới, thùng nhẹ hơn ở trên. Hàng hóa phải được xếp gọn trong phạm vi của pallet, không chìa ra ngoài để tránh va chạm khi xe nâng di chuyển.

Đảm bảo khoảng trống cho luồng khí lạnh

Khi xếp hàng trên pallet và trên kệ, cần chừa ra những khoảng trống cần thiết giữa các thùng hàng và giữa pallet với tường kho. Điều này tạo ra các kênh cho không khí lạnh từ dàn lạnh có thể lưu thông, tiếp xúc với tất cả các bề mặt của sản phẩm, đảm bảo nhiệt độ được duy trì đồng đều và ổn định trên toàn bộ lô hàng.

Bước 6: Vận Hành và Di Chuyển Vào Khu Vực Lưu Trữ

Sau khi đã sẵn sàng trên pallet, hàng hóa sẽ được vận chuyển vào vị trí đã được chỉ định trong kho. Giai đoạn này đòi hỏi sự cẩn thận và chuyên nghiệp của đội ngũ vận hành để đảm bảo an toàn cho cả người và hàng hóa.

Kiểm tra và chuẩn bị khu vực lưu trữ

Trước khi đưa hàng vào, khu vực lưu trữ phải được kiểm tra để đảm bảo đã được làm vệ sinh sạch sẽ, không có vật cản, và nhiệt độ đã đạt mức yêu cầu. Sàn kho và kệ chứa phải khô ráo, không bị đọng nước hay đóng tuyết.

Sử dụng thiết bị nâng hạ chuyên dụng

Các loại xe nâng điện, xe nâng tay được thiết kế để hoạt động trong môi trường nhiệt độ thấp sẽ được sử dụng để di chuyển pallet hàng. Người vận hành phải được đào tạo bài bản về kỹ năng lái xe an toàn trong không gian hẹp của kho lạnh, tuân thủ đúng các quy định để tránh va chạm gây hư hỏng hàng hóa và hệ thống kệ.

Tại Hoàng Hà Logistics, chúng tôi hiểu rõ tầm quan trọng của từng công đoạn. Hoàng Hà Logistics Chuyên Cho Thuê Kho lạnh bảo quản Thịt đông, Trái Cây, Sầu Riêng, Mít, Táo Tân Cương và nhiều sản phẩm cần bảo quản lạnh khác, với bề dày kinh nghiệm hơn 30 năm trong lĩnh vực Logistics, Công ty Hoàng Hà là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cho thuê kho lạnh tại TP. Hồ Chí Minh. Đặc biệt Kho Lạnh của chúng tôi nằm trong Khu công nghiệp Tân Bình với quy mô lên đến 10.000m2, cam kết mang đến thông tin giá cả minh bạch cùng dịch vụ chất lượng cao, đảm bảo hàng hóa của quý khách được xử lý theo quy trình chuyên nghiệp nhất.

Bước 7: Cập Nhật Hệ Thống Quản Lý và Giám Sát

Bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là số hóa toàn bộ thông tin và thiết lập cơ chế giám sát liên tục. Điều này giúp việc quản lý kho trở nên minh bạch, hiệu quả và cho phép can thiệp kịp thời khi có sự cố.

Nhập dữ liệu vào Hệ thống Quản lý Kho (WMS)

Tất cả thông tin về lô hàng (mã hàng, số lượng, ngày nhập, vị trí lưu trữ trên kệ…) sẽ được cập nhật ngay lập tức vào phần mềm WMS. Hệ thống này cho phép theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho, vị trí của từng mặt hàng, và hỗ trợ cho việc xuất kho sau này theo nguyên tắc Nhập trước – Xuất trước (FIFO) hoặc các nguyên tắc khác theo yêu cầu.

Thiết lập chế độ giám sát nhiệt độ, độ ẩm 24/7

Các kho lạnh hiện đại đều được trang bị hệ thống cảm biến nhiệt độ, độ ẩm kết nối với phần mềm giám sát trung tâm. Hệ thống sẽ liên tục ghi lại dữ liệu và gửi cảnh báo tự động qua email hoặc SMS cho người quản lý nếu nhiệt độ vượt ra ngoài ngưỡng cho phép. Quá trình giám sát này cực kỳ quan trọng, đặc biệt khi bạn thuê kho lạnh để bảo quản các mặt hàng nông sản, dược phẩm có giá trị cao.